成都活動(dòng)場(chǎng)地策劃及布置執(zhí)行
開始策劃活動(dòng)時(shí)，要有一個(gè)全面的活動(dòng)規(guī)劃，做一張類似下面給出的表格，列出你的要求。它能幫你確立活動(dòng)的基本流程，使你對(duì)活動(dòng)的需求有一個(gè)整體了解。以此表格衡量你想選來舉辦活動(dòng)的不同地點(diǎn)，看看這些地點(diǎn)是否能滿足你所有的要求。記住，要包括設(shè)備的搬人與安裝、排練、設(shè)備的拆卸及搬出的需求，尤其是時(shí)間安排和物流方面的要求。
設(shè)想活動(dòng)的全過程，確定對(duì)相應(yīng)活動(dòng)空間的要求。考查可行性并開始制作成本報(bào)表。要盡量做到具體詳細(xì)。如果視聽設(shè)備和舞臺(tái)搭建需要20英尺(約合6.1米)高的天花板，就應(yīng)當(dāng)在表格里寫清楚。當(dāng)然還必須包括提前布置和排練的空間。如果需要提前24 小時(shí)預(yù)訂宴會(huì)廳，以確保布置好的場(chǎng)地可以保留到活動(dòng)當(dāng)天的話，也要列出來。如果需要為演出人員準(zhǔn)備一間化妝室，為員工準(zhǔn)備一間辦公室或安排一個(gè)區(qū)域擺放陳列物品，一定要在著手布置時(shí)通知會(huì)場(chǎng)方，好讓他們?yōu)槟泐A(yù)留出合適的空間。一旦合同簽訂完畢，縮減多余空間比想方設(shè)法解決空間不足問題要容易得多。
為了準(zhǔn)備一份精確的預(yù)算，需要照顧到活動(dòng)的方方面面，盡量把所有可能的成本都考慮在內(nèi)。在這個(gè)過程中，你會(huì)發(fā)現(xiàn)有很多不同的事項(xiàng)要計(jì)入成本，如辦理街道停車許可證、聘請(qǐng)下班的警務(wù)人員等，這些費(fèi)用應(yīng)列入成本中的哪一項(xiàng)以及支付這些費(fèi)用的原因要列示清楚。要不斷更新成本核算，并根據(jù)變化增減項(xiàng)目。正如前面提到的，隨時(shí)掌握開支情況是很重要的，這樣你就可以及時(shí)調(diào)整并具有足夠的資金確?；顒?dòng)要素的完整，這些活動(dòng)要索是實(shí)現(xiàn)公司活動(dòng)目標(biāo)的必要元素?？傊?，合適的活動(dòng)地點(diǎn)為實(shí)現(xiàn)一切設(shè)想發(fā)揮著重要的作用。
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