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展會(huì)活動(dòng)的策劃與組織方案推薦

一場(chǎng)展會(huì)活動(dòng)的策劃與組織，該從哪些方面著手？看完這份推薦方案，也許能找到答案。

展會(huì)活動(dòng)
一、客戶邀請(qǐng)

1.展會(huì)召開前半月進(jìn)行召開區(qū)域客戶拜訪邀請(qǐng)，邀請(qǐng)意向客戶及準(zhǔn)客戶。

2.客戶邀請(qǐng)必須當(dāng)面拜訪，并告知所召開展會(huì)相關(guān)信息。將邀請(qǐng)函交付本人或相關(guān)人員,不允許電話通知或口頭傳達(dá)。

二、促銷政策

各銷售處可以根據(jù)各區(qū)域市場(chǎng)情況及特殊客戶公關(guān)策略，自行制定區(qū)域促銷政策（只限于展示會(huì)當(dāng)天交付車輛），并將促銷政策及促銷原因上報(bào)進(jìn)行審批，合格后才允許執(zhí)行。

三、資料準(zhǔn)備

1.酒店：為了確保促銷活動(dòng)能更好的展示公司及產(chǎn)品形象、取得最佳效果，需按促銷活動(dòng)需求選擇最適合的酒店。

2.室內(nèi)：選擇大小適合會(huì)議規(guī)模的會(huì)議室，會(huì)場(chǎng)進(jìn)出方便，有明顯的導(dǎo)引牌，有服務(wù)人員提供上乘服務(wù)，賓館會(huì)場(chǎng)需有專人負(fù)責(zé)，并提供盡可能多的方便。

3.室外：促銷活動(dòng)會(huì)場(chǎng)需要有開闊樣機(jī)展示場(chǎng)地，可停放展示樣機(jī)，并有足夠的樣機(jī)表演空間，進(jìn)出及裝卸樣機(jī)方便，地面應(yīng)允許履帶設(shè)備擺放及行走演示（場(chǎng)地應(yīng)整潔，無污物）。

四、現(xiàn)場(chǎng)布置

1.視覺效果：為保證促銷活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)的效果，在活動(dòng)前一天須將會(huì)場(chǎng)按公司VI標(biāo)準(zhǔn)布置完畢（拱門、條幅、噴繪、展板、展架、導(dǎo)引牌等）。

2.必備設(shè)施：活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)必須配備投影儀、DVD、電腦、座式麥克風(fēng)、無線話筒（兩個(gè)以上）、白板等硬件設(shè)施，宴會(huì)廳要求懸掛答謝宴會(huì)條幅。

3.參展車輛：分公司負(fù)責(zé)參展車輛完好到位，外觀整潔，無灰塵，無劃傷，無故障。參會(huì)人員

4.人數(shù)：邀請(qǐng)客戶到會(huì)率不允許低于80%，無關(guān)人員不允許超過20%。

5.簽到：安排人員專職進(jìn)行簽到登記、發(fā)放資料，所有到會(huì)客戶必須在《客戶簽到表》上簽名確認(rèn)并留下聯(lián)系方式，嚴(yán)禁邀請(qǐng)無關(guān)

6.人員參加促銷活動(dòng)及讓無關(guān)人員進(jìn)入促銷現(xiàn)場(chǎng)。

五、酒店準(zhǔn)備

1會(huì)議廳門口設(shè)置接待臺(tái)，用于來賓簽到，并發(fā)桌號(hào)

2會(huì)議廳開會(huì)時(shí)，以課桌式進(jìn)行，約人位置

3宴會(huì)廳就餐部分以圓桌式進(jìn)行，主桌人（各縣市與公司主要領(lǐng)導(dǎo)），副桌人、個(gè)副桌，另備1桌。

4主席臺(tái)前需要主持臺(tái)，主持臺(tái)用鮮花裝飾，同時(shí)需要桌麥一個(gè)，無線麥克一個(gè)

5會(huì)議期間需要酒店方提供投影、投影布

6會(huì)議開場(chǎng)前需要酒店協(xié)助將條幅或背景墻布置好

7酒店需于一樓大廳放置明顯的指示牌，將客人引領(lǐng)至?xí)h廳

8酒店方提供一個(gè)抽獎(jiǎng)箱（最好自備，透明有機(jī)玻璃的）

9餐桌要有桌布，餐椅要有椅套。 10酒店方將桌牌擺放，主桌為1號(hào)，其余桌號(hào)為2-？號(hào)

六、展會(huì)中注意的細(xì)節(jié)

用戶調(diào)查：

1.必須發(fā)放并回收《用戶調(diào)查表》。現(xiàn)場(chǎng)解說：專業(yè)人員負(fù)責(zé)室內(nèi)、室外的產(chǎn)品和企業(yè)介紹。室外解說需配備現(xiàn)場(chǎng)音響設(shè)備，以能蓋過機(jī)器噪音為宜。

2.關(guān)于主持人:
代理商應(yīng)聘用專業(yè)主持人或在公司內(nèi)部培養(yǎng)專業(yè)主持人，和相對(duì)成熟的會(huì)展小組。

3.禮品發(fā)放：
活動(dòng)禮品、禮金應(yīng)嚴(yán)格控制，原則上在用餐后，憑邀請(qǐng)函發(fā)放。

4.會(huì)議記錄：
須設(shè)專人進(jìn)行活動(dòng)拍照，照片內(nèi)容須涵蓋酒店布置外景、會(huì)場(chǎng)全景、就餐全景、樣機(jī)演示等，收集照片后建立促銷展會(huì)原始資料庫，為以后的促銷活動(dòng)提供直觀的參考，并反饋廠家。

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